Vare sig du ska ge din nuvarande onboardingprocess ett ansiktslyft, eller bygga upp en ny process från grunden, så är det viktigt att ha en stark affärsstrategi för att se till att dina planer godkänns och att du får en tillräcklig budget beviljad.

Digital onboarding är inte ett nytt koncept - HR-personal har länge känt till de positiva effekter som en integrerad onboarding-programvara kan ha på anställningsprocessen. Tyvärr får HR sällan det sista ordet när det kommer till budget och godkännande av stora programvaruinvesteringar. De besluten ligger ofta i händerna på företagsledningen och det är HR:s ansvar att bygga upp en attraktiv affärsstrategi som kan övertyga beslutsfattarna.

Idag ska vi ta en titt på hur man kan dra nytta av de viktigaste fördelarna för att demonstrera varför en investering i digital onboarding är avgörande för verksamhetens framtida tillväxt.

Din målgrupp

Innan vi går in på hur du ska göra för att utveckla din affärsstrategi, låt oss ta en titt på din målgruppsprofil. Vad letar beslutsfattarna efter i en onboardingprocess? Enligt våra erfarenheter brukar den företagsledning som ansvarar för beslut gällande investeringar av tillgångar vilja se två saker: 

  1. Öppenhet. De vill enkelt kunna förstå vad de har att vänta och de vill behöva ställa så lite frågor som möjligt.
  2. Flexibilitet. De söker en flexibilitet både inom prissättning och struktur som både kan utökas och dras tillbaka efter organisationens behov.

Ha detta i åtanke när du utvecklar din affärsstrategi. Se till att du vet vad du talar om och verkligen förstår de berörda ekonomiska villkoren.

Att utveckla din affärsstrategi

För att skapa en framgångsrik affärsstrategi måste du mer eller mindre sälja fördelarna med digital onboarding till din målgrupp genom att följa fyra nyckelbegrepp: → Kapitalavkastning → Riskbedömning → Övertygande uppgifter → Den mänskliga faktorn

Kapitalavkastning

Först måste vi demonstrera avkastningen på en investering i digital onboarding. Hur mycket kommer projektet att kosta organisationen och hur mycket kommer de att tjäna på investeringen långsiktigt om allt går vägen? Det är inte helt lätt att räkna ut avkastningen på digital onboarding. Men det finns ett par enkla sätt som kan hjälpa dig att måla upp en tydlig bild för din målgrupp.

→ Skydda rekryteringsinvesteringar
Kostnaden för att ersätta en nuvarande medarbetare kan bli upp till 50-60% av deras årsinkomst. För en medarbetare som tjänar 500 000 kr per år så blir det cirka 250 000 kr (lika delat). Mellanstora verksamheter med runt 1000 medarbetare har en omsättning på 10% - vilket gör den årliga kostnaden för medarbetarnas löner till över 25 miljoner. Eftersom digital onboarding kan minska utgifterna som följer en nyanställning med upp till 82%, så har du ett starkt argument som kan hjälpa dig att visa att ett digitalt onboardingverktyg kommer att hjälpa organisationen att reducera de kostnaderna.  

→ Spara tid för HR
I genomsnitt tjänar HR-personal 450 000 kr per år, ungefär 200 kr i timmen. Varje nyanställning kräver minst 10 timmar av administrativt stöd - alltifrån utbildningsmaterial och pappersarbete till att besvara frågor som uppstår. En av de största fördelarna med ett digitalt onboarding-verktyg är förmågan att automatisera mycket av den arbetskrävande administrationen som uppkommer vid en nyanställning. Med en programvara kan de 10 timmarna minskas till 3 - vilket gör att man sparar in 1 500 kr per ny medarbetare på bara det administrativa. För en medelstor organisation innebär det en besparing på 1,5 miljon kronor om de använder sig av digital onboarding.

Riskbedömning

Därefter behöver vi skapa en profil för riskerna, både de finansiella och strukturella, och göra en plan för hur de ska hanteras. Alla investeringar medför risker, och dessa måste tydligt definieras för dina beslutsfattare. Skapa en risk- och respons-tabell över de risker du har identifierat samt hur de ska lösas.  Din organisation kommer att ha sin egen unika riskprofil, men här är två risker som de flesta upplever:

Risk | Inlärningströskel
Risken för en låg införandefrekvens hos de som inte är tekniskt mogna.

Risk | Personlig koppling
Risken för att en ökad digital närvaro gör att man inte anknyter till varandra.

Lösning | Utbildning
Ge alla berörda parter en obligatorisk utbildning med repetitionskurser var 6:e månad.

Lösning | Automatisering
Använd automatisering för att minska administrativt arbete och investera sedan den tiden i att skapa en utökad känsla av samhörighet för medarbetarna.

Vår studie av de som nyligen digitaliserat sin onboardingprocess visar att 64% kämpade med förtydligande av rollfördelningen under onboardingprocessen, och 25% ansåg att den tekniska aspekten saknades helt från deras organisations program för nyanställningar.

 

Konkreta uppgifter

Härnäst måste vi ta en titt på statistik för digital onboarding. Vilken statistik kommer digital onboarding att påverka, hur förbättras den över tid och vad har andra organisationer gjort? Det digitala onboarding-landskapet är en guldgruva av intressanta uppgifter som tydligt påvisar hur en digitalisering av onboardingprocessen kan förbättra HR:s nyckeltal.   Du måste hitta exempel som är specifika för din industri för att få med uppgifter som verkligen är relevanta, men det finns en del siffror som gäller för alla industrier. 

Engagemang
Organisationer som använder digital onboarding ser medarbetarnas engagemang öka med upp till 33% 

Samband mellan tid och produktivitet
Hos organisationer som har en stark onboardingprocess ökar produktiviteten bland nyanställda med upp till 70%

Färre misslyckanden
Organisationer som prioriterar digital onboarding ser en minskning av mängden misslyckanden med mer än 35%.

Den mänskliga faktorn

Slutligen är det dags att få höra från andra organisationer som digitaliserat sin onboardingprocess. Vi skulle vilja visa på förbättringsmöjligheter i ditt nuvarande onboarding-program och hur en digital uppgradering skulle ha en positiv påverkan på dina nyanställningar. Vår studie av de som nyligen digitaliserat sin onboardingprocess visar att 64% kämpade med förtydligande av rollfördelningen under onboardingprocessen, och 25% ansåg att den tekniska aspekten saknades helt från deras organisations program för nyanställningar. Vad säger dina nya medarbetare? Deras feedback och insikter kan bli värdefulla verktyg för att hjälpa dig att övertala din företagsledning om vikten av digital onboarding. Överväg att sätta samman en anonym undersökning där de nyrekryterade kan dela sina ofiltrerade åsikter om din nuvarande process.

Utöver de här fyra punkterna så kommer du utan tvekan att ha dina egna unika organisatoriska krav. Men det här är ett bra ställe att börja på, och om det utförs på rätt sätt, bör det ge din målgrupp en god förståelse av fördelarna med en digital onboardingprocess.

Lärdomen_

Utan ett bra stöd från beslutsfattarna kommer din stora onboarding-plan att falla framstupa, så det är upp till dig att övertala dem. Kom ihåg att du förmodligen har haft mer tid på dig att tänka på de positiva effekterna av digital onboarding än din målgrupp. Så se till att du ger dem en tydlig inblick med konkreta uppgifter som inspirerar dem att backa upp ditt projekt.

Vill du veta mer om styrkorna i digital onboarding? Anmäl dig till vårt kostnadsfria webinar nu på torsdag: 

Webinar onboarding - anmälan