En bra onboarding gör att dina medarbetare stannar längre på arbetsplatsen. Ja, det är faktiskt 58 procents större chans att en medarbetare som gått igenom en strukturerad onboarding är kvar i organisationen tre år senare.  

Trots att många verksamheter nu börjar spendera mer tid på kontoren igen, är det fortfarande mycket onboardingprocesser som sker helt eller delvis på distans.

Vare sig onboardingen sker på plats eller på distans finns det frågor som är viktiga att besvara för att ge de nyanställda en bra upplevelse av sin första tid i din verksamhet. Dessa är:

Produktivitet

Rätt kunskap i rätt tid är fundamentalt så att nyanställda får förutsättningar  att effektivt bidra till din verksamhet. Att nya medarbetare inte fått någon ordentlig onboarding är faktiskt skälet till att 49 procent av dem initialt underpresterar på arbetsplatsen.

Engagemang

Får nyanställda inte den uppmärksamhet som behövs finns det en risk att de inte känner sig tillräckligt högt värderade, vilket kan leda till att de börjar känna tvivel kring den nya tjänsten. Fattade de verkligen rätt beslut som började jobba hos er? Faktum är att en av tre nyanställda avslutar anställningen inom de första sex månaderna.

De goda nyheterna är att om du proaktivt svarar på nyanställdas frågor, kommer du att säkerställa dina rekryteringsinvesteringar och stärka deras medarbetarupplevelse!

Tema 1: Vad händer innan jobbstart?

Preboardingprocessen, alltså den som äger rum mellan att kontraktet signeras och första jobbdagen, sker ju ofta på distans. Är den nyanställdes första jobbdag hemifrån är det ännu viktigare att hen har en laptop första jobbdagen.

Se till att ha svar på följande frågor:

1. Hur signerar jag mitt kontrakt?
2. Kommer jag att få en dator/telefon?
3. Kan jag välja vilken dator och telefon jag får?
4. Hur tar jag emot min dator och telefon?
5. Finns det något material jag behöver gå igenom innan första dagen?
6. Finns det någonting kopplat till covid-19 jag behöver veta eller göra innan första dagen?

Tema 2: Hur sätter jag upp mitt hemmakontor?

Att lyckas med hemarbete kan vara utmanande! Se till att definiera exakt vad din verksamhet kan hjälpa till med och glöm inte att ge information om hur den nyanställde kan ta hand om sin hälsa även under distansarbete.

7. Har jag en budget för att sätta upp mitt hemmakontor?
8. Kan jag göra utlägg för kontorsmaterial?
9. Ersätter verksamheten internetkostnader när jag jobbar hemifrån?
10. Har ni tips för hur jag kan skapa en ergonomisk arbetsplats hemma?

Tema 3: Hur ser den första jobbdagen ut?

Till och med den mest erfarne nyanställde kan känna av lite nerver när det är dags för den första dagen på det nya jobbet. Är den dessutom på distans så kan det innebära ytterligare osäkerhet och extra pirr.

Det är därför bra om ert onboardingprogram tar hänsyn till de praktiska aspekterna av en jobbstart på distans, så att de nyanställda kan vara hundra procent fokuserade och närvarande.

11. Vilken tid börjar jag jobba?
12. Finns det ett schema för första dagen?
13. Finns det någon klädkod (som även gäller för distansarbete)?
14. Hur loggar jag in på min email/slack/zoom och andra eventuella verktyg?
15. Vem har jag mitt första videosamtal med?
16. Vad gör jag om jag har problem med att koppla upp mig?
17. Vad finns det för riktlinjer kring videosamtal? (Är det obligatoriskt att ha video på? Bör jag använda externa hörlurar eller går det bra med högtalarna på datorn?)
18. Finns det någon annan utrustning jag behöver från första dagen?
19. Ska jag luncha med mitt team online?
20. Vem kan jag ringa om jag har några andra frågor?

De här frågorna kanske kan tyckas väldigt enkla. Men när en nyanställd jobbar hemifrån finns det ingen kollega att vända sig till för en snabb fråga, så tydlighet kring det mest grundläggande är superviktigt!

onboardingfragor_bild2Tema 4: Hur fungerar egentligen det praktiska?

Nästan 75 procent av nyanställda anser det är högt prioriterat att gå igenom företagspolicys. Så även om det inte är den roligaste delen av ett nytt jobb är det viktigt.

21. Vad gör jag om jag blir sjuk?
22. Hur ser processen ut om jag får corona?
23. Hur ser processen ut om jag kommer i kontakt med någon som har coronaviruset?
24. Kan jag jobba på distans varifrån som helst, även andra länder?
25. Vilka förmåner erbjuder verksamheten?
26. Vad är policyn kring ledighet?
27. Kan jag svara på personliga samtal och mail under arbetstid?
28. Hur fungerar det med resandet med tanke på covid-19?
29. Kan jag träffa mina kollegor ansikte mot ansikte?
30. Kan jag träffa mina kunder fysiskt?
31. Vad gör jag om min jobbtelefon eller dator går sönder?
32. Hur långa pauser har jag och kan jag ta dem när jag vill?

28 procent av HR-medarbetare menar att handboken för hur man kan jobba på distans behöver uppdateras. Den är ett perfekt sätt för att kommunicera kring dessa frågor!

Tema 5: Hur hanterar ni arbete under covid-19?

Nyanställda vill veta hur ni som verksamhet har agerat under covid-19 och vilken strategi ni har för att säkerställa trygghet för era medarbetare.

33. Vilka rutiner för hälsa och säkerhet har upprättats som svar på covid-19?
34. Förväntas vi jobba på kontoret nu framöver? Eller är det en hybridlösning eller annat upplägg?
35. Hur kommuniceras uppdateringar kring verksamhetens covid-19-policy?
36. Finns det något extra stöd för medarbetare med barn som jobbar hemifrån?
37. Hur planerar verksamheten att växa i en ekonomi efter covid-19?

Var så tydliga ni kan på det här området för att undvika osäkerheter. Se även till att uppdatera svaren när/om saker och ting förändras.

Tema 6: Vad är min roll och hur passar den in i den större bilden?

En ny medarbetare känner ofta mer inspiration om det finns ett tydligt syfte, när de förstår varför deras jobb spelar roll. Jobbar den nyanställde mycket på distans är det här området ännu viktigare att vara tydlig kring då det kan vara svårare att se hur den egna arbetsinsatsen är en del av verksamhetens helhet.

38. Vilka är verksamhetens kortsiktiga och långsiktiga mål?
39. På vilket sätt bidrar mitt arbete till de målen?
40. Vilka är våra största utmaningar det kommande året?
41. Hur hjälper min arbetsinsats oss att möta de utmaningarna?

Ert onboardingprogram bör kommunicera verksamhetens strategi och prioriteringar och förklara hur individens prestation hjälper till i detta. Det hjälper den nyanställde att förstå hur hen kan bidra till verksamheten och ökar motivationen.

Tema 7: Vilka förväntningar finns på mig?

Nyanställda vill vara med och bidra till verksamhetens riktning och mål. Om arbetet sker på distans är det viktigt att vara mer kommunikativ än någonsin för att säkerställa att nya medarbetare tydligt förstår vilka förväntningar som finns på rollen och att den nyanställde har en tydlig riktning.

Time-to-productivity för de som får onboarding på distans bli ofta längre, så fokusera på att svara på frågor som hjälper dem att komma igång snabbt.

42. Vad finns det för verktyg och möjligheter för digital inlärning?
43. Hur har verksamhetens ledning utvecklats för att stötta distansarbete?
44. Kommer jag  att ha regelbundna check-ins vid sidan av min digitala inlärning?
45. Hur mäts prestation när arbete sker på distans?
46. Vem kan jag ringa och be om hjälp om jag stöter på problem?
47. Har vi någon portal med vanliga frågor och svar på dem?
48. Finns det några outtalade mål med min roll?
49. Finns det några exempel på andra som lyckats med jobbstarten som jag kan ta del av?
50. Vem ringer jag om jag är redo för mer?

En viktig prioritering är att visa nyanställda att de verktyg och resurser som hjälper dem att lyckas i sin nya roll finns där redan från start.

Tema 8: Vem kan jag prata med?

Nyanställda behöver ha koll på tre viktiga saker när det kommer till kontaktpersoner:

51. Vem kontaktar jag om jag har frågor om mitt arbete eller om verksamheten?
52. Vem kontaktar jag om problem uppstår eller om någonting negativt har hänt?
53. Vem kontaktar jag om jag har en bra idé som sträcker sig längre än min roll?

När en nyanställd börjar i sin nya roll och är fysiskt på arbetsplatsen varje dag finns massor av små kontaktytor. Dessa hjälper den nya medarbetaren i att identifiera till exempel vem som jobbar med vad inom verksamheten. Utan dessa kontaktytor kan det vara svårt för den nyanställde att veta vem hen ska vända sig till – och då är mentorskap eller en portal med vanliga frågor och svar perfekt att använda sig av.

Tema 9: Kommer jag att få nya vänner?

70 procent av medarbetare anser att det är centralt för ett bra arbetsliv att ha vänner på jobbet. Om mycket av er verksamhets arbete sker på distans så kan det vara utmanande för den nyanställda att bygga de här önskvärda nära relationerna inte minst om man är mer av en introvert person.

54. Anordnas digitala sociala aktiviteter?
55. Kommer jag att få en kontaktperson/mentor?
56. Hur lär jag lära känna mitt team på ett bra sätt trots att vi jobbar mycket på distans?
57. Hur lär jag känna människor utanför mitt team?
58. Finns det digitala kanaler där jag kan dela roliga och intressanta saker med mina kollegor som inte är direkt jobbrelaterade?

Tema 10: Hur värnar ni om hälsa och välmående?

Det är vanligt att nyanställda känner att de behöver vara klanderfria och högpresterande under de första veckorna på ett nytt jobb. Med den inställningen kan det vara ett väldigt stort steg för dem att flagga för stress eller en svajande hälsa.

Se därför till att lyfta vad er verksamhet gör för att stötta mental hälsa! 

59. Hur tar jag hand om min mentala hälsa på arbetsplatsen och vid distansarbete?
60. Erbjuder verksamheten samtalsstöd och dylikt vid mental ohälsa?
61. Finns det några andra resurser på plats för att underbygga en hälsosam arbetsmiljö?
62. Vem kan jag prata med om jag upplever utmaningar med min hälsa?

Undvik kommunikation kring de här frågorna som öppnar upp för individuella tolkningar och gör det klart redan från start att ni är en verksamhet som uppmuntrar hälsoaspekten och en sund balans mellan jobb och fritid.

Tema 11: Hur kan jag utvecklas här?

De flesta medarbetare blir motiverade av möjligheter till karriärsutveckling, att ta sig an nya roller och att få mer i lönekuvertet. Därför är det viktigt att ni som verksamhet visar nyanställda att de har utvecklingsmöjligheter hos er och har svar på frågor kring ämnet.

63. Har möjligheterna till karriärsutveckling hos er förändrats någonting med covid-19?
64. Hur kan jag avancera inom verksamheten trots att jag arbetar på distans?
65. Ger ni möjlighet till kompetensutveckling på distans?
66. Kan jag vara med och skapa min egen utvecklingsplan?
67. Finns det några kurser jag kan ta del av? Även på distans?
68. Kommer jag att få någon budget för kurser etc?

Att ta med sig

Arbetsmarknaden befinner sig i sviterna av covid-19 och det är mycket som har förändrats inom många områden det senaste året.

Det främsta ni kan göra som verksamhet är att hjälpa era nyanställda att få dem att känna sig trygga på er arbetsplats, alltid ligga steget före och arbeta proaktivt med tydlig och koncis information som är lättillgänglig vid rätt tidpunkt!

New call-to-action