Hvordan jobber forsikringsgiganten Gjensidige med onboarding? Vi har vært så heldige å få prate med Siri Conradi som er Direktør for HR Operations & Talent Acquisition i Gjensidige.

Gjensidige har over 3700 ansatte og ca. 400 ledere. Derfor har det vært viktig å ha en strukturert onboarding så det finnes en synergi gjennom alle onboardingsprosessene.
Siri har lenge vært opptatt av god onboarding, men Gjensidige som virksomhet har virkelig fått øynene opp etter noen runder med kalkulatoren.

Hvilken betydning har onboarding for deg?

- Da jeg startet i Gjensidige for 8 år siden, var jeg så heldig og bli tatt imot av en leder som var virkelig god på onboarding og skjønte hva som skulle til for å trives, ha et høyt engasjement og skape lojalitet til virksomheten. Men det er det ikke alle som har, og det er synd for både bedriften og den nye medarbeideren at det ene og alene skal være personavhengig hva slags opplevelse man får som nyansatt.

Hvilken rolle spiller onboarding i Gjensidige, og har det alltid vært sånn?

- For noen år siden kom ansvaret for onboarding til min avdeling, uten at noen egentlig hadde hatt et uttalt ansvar for det før. Det vil si at lederne i Gjensidige var litt på egenhånd når det kom til onboarding. På den tiden var det heller ikke mye litteratur og vitenskap rundt onboarding, det har først kommet nå i senere år. Da så man fort at det var en reel korrelasjon mellom måten man ble tatt imot i selskapet på, og hvor lenge man blir i selskapet. Vi har definert i vårt arbeid hva onboarding er for oss i tid. Onboardingen starter i det en kandidat signerer en arbeidskontrakt og varer 6 måneder ut i arbeidsforholdet.

Hva definerer dere som det viktigste leddet i onboardingen deres?

- Den strukturerte onboardingsfasen hos oss definerer vi fra kontrakten er signert og 6 måneder inn i arbeidsforholdet. Vi har allikevel valgt å ha et ekstra fokus på perioden fra signert kontrakt, frem til første arbeidsdag. I Norge varer denne perioden normalt i 3 måneder, og vi så at vi kunne hente ut ganske mye i denne fasen. Det er en ganske lang periode, spesielt om arbeidsgiver ikke kommuniserer med den nyansatte. Det gir tid til å tenke, og kanskje tenke seg om. Kanskje man har hatt flere muligheter for hånden og trekker seg før første arbeidsdag? Denne fasen er derfor viktig for å trygge den nyansatte i at de har tatt et riktig og godt valg.

Les også: 8 kreative tips for pre-onboardingen

Hvordan kom dere frem til dette, hvordan så prosessen ut?

- Vi så ganske tidlig at vi trengte en ytterligere støtte enn bare en sjekkliste for ledere og punkter fra personalhåndboken. Vi definerte en rekke interne utfordringer som vi trengte en løsning på. Vi kombinerte dette med innsikt fra eksterne analyser og forskning på feltet både når det kom til  betydningen av onboarding og effekten av en god onboarding for et selskap som vårt.

For å treffe helt riktig var det viktig for oss å gjennomføre noen innledende undersøkelser. Her så vi på noen mer generelle elementer, men skaffet oss også innsikt fra de som allerede hadde vært gjennom en onboarding samt erfaringer fra rekrutterende ledere og hva som er viktig for dem.

I det generelle så vi at det var stor variasjon i hva slags type onboarding de nyansatte fikk, og vi så at det var veldig lite fokus på preboarding. Vi erfarte også at 1/3 av de nyansatte aldri gjennomførte de obligatoriske e-læringskursene.

Når det gjelder behovene til de nyansatte, fikk vi tilbakemelding om at de ønsket seg mer informasjon om Gjensidige som selskap. De ønsket seg et større og raskere overblikk over selskapet, en økt grad av forretningsforståelse og hva som faktisk var kjernevirksomheten i Gjensidige. I tillegg ønsket de seg det som var litt mer nært, en oversikt over goder og forsikringsordninger som gjelder, og litt mer HR-relatert informasjon. Det var også enkelte som hadde fått en fadder som de kunne spørre om alt mellom himmel og jord, og som var en annen person enn lederen de skulle rapportere til. Dette ble satt stor pris på.

Når det kom til rekrutterende leder, har disse noen helt andre behov. De ønsket seg støtte fra sjekklister. Preboardingen handlet da i stor grad om alt det materielle som skulle være på plass til første arbeidsdag: adgangskort, PC, tilganger, telefon osv. De ønsket seg også påminnelser underveis på ting som skulle gjøres og var veldig mottageligefor tips på andre ting de kunne gjøre i ventetiden/preboardingsfasen for å holde de nyansatte engasjert.

Alt dette ga oss et godt overblikk over behovene i Gjensidige. Gjennom de innledende undersøkelsene, våre interne tall og litteraturen rundt onboarding, så vi at vi hadde noen ganske markante hull som vi måtte tette. 

Les også: Kreative tips for første 100 dager av onboardingen

Hvordan så de interne utfordringene ut, og hvordan kunne de løses?

- Vi har omtrent 400 rekrutteringer på Nordisk nivå i året. Vi så på turnoveren blant ansatte med kortere ansiennitet enn 2 år. Dette var relatert til forskningen om hvilken effekt onboarding har i forhold til hvor lenge du blir i jobben. Derfor satt vi dette som et måltall for å kunne ha en oversikt på bevegelsen i virksomheten.

Før vi startet arbeidet lå turnoveren blant denne gruppen på 19%, som var et markant høyere tall enn turnoveren blant de som hadde vært hos oss 3 år eller lengre. I kroner og øre blir det også ganske mye penger, i hvert fall med tanke på at uønsket turnover koster opp mot 2 millioner kroner.

Vi fant også ut at det er 69% større sannsynlighet for at en nyansatt blir værende i jobben dersom den har vært gjennom en god onboardingsprosess. Hvis vi tar den prosenten inn i regnestykket, bidrar vi i stor grad med en kostnadsreduksjon i selskapet.

I tillegg til det, så vi at tilnærmingen var svært ulik på tvers i selskapet. Vi hadde ikke noen enhetlig måte å ta imot nyansatte på. Kulturen og hvem vi var som selskap var også i stor grad opp til hver enkelt leder å kommunisere til nyansatt.

Vi så også at vi hadde en utfordring når det kom til ‘tid-til-produktivitet’. Her var det selvfølgelig ulikt med tanke på hvor i konsernet du kom inn, men var i veldig mange ledd unødvendig høy. Vi så at mange brukte mye tid de første månedene på å sette seg inn i hva slags type bedrift de faktisk hadde blitt en del av; hva er kulturen, forretningsforståelse, strategi, orientere seg i bedriften osv. Her så vi et stort forbedringspotensiale.

Hvordan var letingen etter et verktøy som støttet dette?

- Vi fant ut at vi trengte et nisjeprodukt som kunne støtte oss på akkurat dette her. Vi hadde en god del systemer og leverandører tilknyttet oss, men ingen av disse hadde en god nok onboardingsløsning i forhold til det vi så etter. Vi hadde støtte for sjekklister og diverse, men ofte ting som bare støttet lederens behov og ikke den nyansattes. Vi hadde også støtte fra eksisterende leverandører for onboarding fra første arbeidsdag og utover i arbeidsforholdet, men vi hadde et stort behov for å legge vekt på preboardingen og nyansatt-opplevelsen og trengte et system som var bra på nettopp dette.

Det var viktig for oss at systemet var lett å implementere. Å integrere eksisterende HR-systemer med et nytt system er alltid en prosess, og det var viktig for oss å få dette opp å stå så fort som mulig.

Den enkleste måten å gjøre dette på, var å koble opp et onboardingssystem mot vårt eksisterende ATS (rekrutteringsløsning). Vi var også klare på at det ikke gjorde noe om det ble noe mer administrativt arbeid for oss i HR, så lenge vi kunne hente ut effekt i andre enden. God opplevelse for de nyansatte og mindre arbeid for lederne.

Valget vårt falt på Talmundo som ble en del av Talentech-familien..

Hvordan har dere brukt Talmundo til å utvikle onboardingen deres?

- Vi fokuserte hovedsakelig på preboardingsfasen, og der ønsket vi å flytte de elementene som man er nysgjerrig på som nyansatt over til ventetiden før oppstart. All den informasjonen og innholdet flyttet vi fra onboardingsfasen og over til preboardingen. Det gjorde vi også med godene og ordninger som du blir en del av som ansatt. På den måten flyttet vi en del viktig informasjon bort fra første arbeidsdag slik at de nyansatte raskere kunne fokusere på arbeidsoppgavene sine, og mindre på å navigere seg rundt i selskapet.

Et annet element i preboardingen var å «trygge» den nyansatte fram mot første arbeidsdag; hvordan ser det ut på kontoret, hvordan er stammespråket i Gjensidige osv. På denne måten kommer de mer selvsikre og forberedt til første arbeidsdag.

 

Har dette gitt noen resultater?

- Vi gikk live med denne løsningen i januar 2020. Og vi er så heldig at vi måler engasjementet til medarbeiderne våre hver måned. Det gir oss en ganske god innsikt til å måle effekten av det vi gjør, og om det er noe som treffer som forventet eller ikke. Engasjementscoren har en skala fra 1-10 hvor 10 er høyest. I november 2019 lå engasjementscoren på 8,4 blant nyansatte. Dette er ganske høyt i seg selv, men vi må ikke glemme at nyansatte kan være litt «honeymoonere» og er som regel ganske fornøyde i det de tar undersøkelsen. Men vi har hatt en bratt stigning siden det og scoren ligger i dag på 9,3. Da har vi vært live med løsningen i ett år, og vi har vært midt i en pandemi hvor folk blir tatt i mot på hjemmekontor osv.

Vi får også gode tilbakemeldinger på selve onboardingsløsningen, og av kommentarene man har mulighet til å legge inn, er det mange som refererer til preboardingen vår og hvordan de blir tatt i mot første arbeidsdag.

Vi stiller også spørsmål om selve appen fordi det er viktig for oss med kontinuerlig feedback fra brukerne. Hvis det er noe vi mangler eller savner, kan vi fortløpende gå inn å endre på det. Det som er veldig hyggelig å se er at den kurven over tilbakemeldinger gradvis stiger oppover mot 5 blank (høyest).

 

Gratis sjekkliste: Onboarding sjekklisten alle virksomheter bør ha