Onboarding er kommet for å bli. Faktisk mener 77% fagfolk, at onboarding er viktigere enn noensinne. Men som med mye annet, er det forskjell på å gjøre noe, og gjøre det bra.
Alle virksomheter onboarder. Men kun få har gjennomførte strategier for å engasjere og inspirere nyansatte i løpet av deres onboardingsreise. Mange bruker ulike velkomstaktiviteter og opplæringsmoduler. Så mye som 22% har ingen formalisert prosess som involverer eksisterende ansatte.
Uansett hvor du står i dag, vil ditt første trinn mot en unik onboarding være å gjenoppdage prosessene dine.
Hva betyr det å «gjenoppdage» onboardingen din?
Det betyr å se over hva man har gjort tidligere, og bytte ut/supplere det med nye og engasjerende ideer.
Dette betyr i stor grad å kunne gi den nyansatte en opplevelse. Start med å skape en historie som er skreddersydd til den nyansattes behov. Bygg historier som er basert på opplevelser, drevet av innhold og som leveres på samme måte på tvers av avdelinger og lokasjoner.
Hvorfor gjenoppdage?
Enkelt. Fordi utover den positive innflytelsen det kommer til å ha på dine nyansatte, gir det også mening i kroner og øre.
Virksomheter som er ’best i klassen’ på onboarding beholder opp til 91% av sine ansatte det første året - sammenlignet med de 30% hos organisasjoner med dårlige eller ikke-formaliserte programmer.
Og på toppen av dette, blir de nyansatte som har vært gjennom en god onboardingsprosess 34% raskere produktive og 33-54% mer engasjerte enn deres onboardede kollegaer i andre virksomheter.
Hvordan gjenoppdager vi onboardingsprosessene våre?
God onboarding er ofte synonymt med opplevelsen til den nyansatte. En onboarding med god informasjon og innhold, delt på kreative måter, er veien å gå
Hvorfor? Fordi det er det dine nyansatte ønsker. De fleste av oss tilbringer mer enn 8 timer daglig med digitalt innhold, og når dette innholdet er dårlig presentert, soner 40% av oss ut.
Ved å gi dine nyansatte godt fortalte historier, videoinstrukser fra nøkkelpersoner og overbevisende utsagn fra eksisterende ansatte, vil det gi deres nye rolle mye innsikt i virksomheten og bidra til en mer personlig touch i en prosess som kan virke litt isolert.
Begynn det hele med å gå i sømmene på hva dere gjør i dag. Som man sier –det er ikke vits å finne opp hjulet. Det er sannsynlig at mange deler av onboardingspuslespillet deres allerede finnes. Mulig litt gjemt og ikke helt åpenbare, men kanskje med behov for en ansiktsløftning.
Skap en god onboardingshistorie
Tenk over hva slags historie du vil formidle til dine nyansatte og visualiser hvordan den historien bør leve i hvert steg av onboardingsreisen.
‘Rykk tilbake til start’
- Hva slags inntrykk ønsker dere å gi? Hvordan skal den føles? Profesjonell? Avslappet? En blanding?
- Spør de nåværende ansatte om hvordan de ønsker at den skulle vært, hva de skulle ønske de hadde lært hvis de ble ‘reboardet’ i dag.
- Del opp store ting av innholdet (som brukermanualer eller tyngre opplæring) i flere deler, og spre dem ut stykkevis gjennom onboardingsreisen.
- Tenk på hvordan merkevaren din ser ut opp i alt. Passer alt i tråd med merkevaren, og SER det bra ut?
- Hva er de uskrevne reglene i virksomheten din? Hvordan formidler du dette?
Godt råd: Når du skal gjenoppdage onboardingshistorien din, se på denne oppdagelsen fra en nylig Thrivemap-undersøkelse om medarbeidertilfredshet:
48% av alle ansatte som sier opp, gjør det fordi forventningene til jobben ikke stemmer overens med realiteten.
I et konkurransepreget marked gjør virksomheter alt de kan for å tiltrekke de beste talentene, og noen ganger er de ikke helt ærlige på bedriftskultur og hva tilbudt rolle innebærer.
Det er en kortsiktig strategi som vil koste deg dyrt hvis ’talentet’ slutter nærmest med en gang. Så pass på å sett klare forventninger og vær ærlig.
Skreddersy reisen din
Deretter må vi forsøke å tenke over hvordan vi kan gjøre denne opplevelsen personlig. Det er ikke alle nyansatte som krever, eller har behov for de samme tingene. En strategi på hvordan og når du skal formidle informasjon og innhold til forskjellige nyansatte på riktig tidspunkt, vil være avgjørende.
Tenk på følgende:
- Er innholdet ditt tilgjengelig på flere språk?
- Kan du filtrere på relevant informasjon? Eller får hver nyansatt den samme informasjonen?
- Kan du involvere den nyansatte i prosessen? Få dem til å filme en vidoeintroduksjon før de begynner, slik at teamet kan glede seg til den nyansattes ankomst.
- Er prosessen din gjensidig? Kan den nyansatte gi tilbakemelding påsine opplevelser i løpet av onboardingsprosessen?
- Hvordan kan den nyansatte stille spørsmål? Direkte til HR? Gjennom en portal med ofte stilte spørsmål? Kanskje har du bruk for en chatbot som kan besvare spørsmål?
- Har onboardingsprosessen din opplysninger om nøkkelpersoner for den nyansatte? Har de en ‘fadder’? En bestemt leder?
Gjør onboardingsreisen din personlig for å sikre deg at den nyansatte ikke blir overveldet med informasjon som ikke er relevant for dem. Dette gjør du ved å skape en toveis kommunikasjon, sånn at du har muligheten til å gjøre justeringer og forbedringer underveis.
Skap en rød tråd på tvers ulike avdelinger og lokasjoner
Sist men ikke minst, det er tid for å tenke gjennom hvordan du vil levere dette.
44% av alle HR-ledere mener at den største hindringen til effektiv onboarding er på tvers av kontorer og avdelinger – så dette er viktig!
Se det som gjøres personlig i en større skala:
- Har du ulike onboardingsreiser for ulike avdelinger? Hvis ikke, hvorfor ikke?
- Er avdelingslederne involvert i onboardingen? Sitter de på spesifikk informasjon som kan være relevant for onboardingen i deres team?
- Finnes det spesifikke spørsmål som er relevante for bare noen lokasjoner og kontorer? Behøver du å sammenfatte en liste med ofte stilte spørsmål for å imøtekomme noe av dette?
- Kan du filtrere bort irrelevante opplysninger for ulike avdelinger og kontorer?
- Bruker alle kontorene samme mal, eller blander du informasjon og det visuelle så det blir forvirrende? Er det mulig å standardisere?
- Hvor ofte måler du effektiviteten av onboardingsprosessene dine på tvers av kontorer og avdelinger?
Her er ’en rød tråd’ svaret. Onboardingen din bør være synkronisert på tvers av avdelinger, kontorer og land. Tenk på hvordan du sentraliserer alt dette, så alle har samme tilgang og muligheter.
Hva kan vi lære av dette?
Gjenoppdagelse av onboardinsgsreisen din skjer ikke over natten. Det krever et dedikert HR-team og mye tid og kreativitet.
Gjenoppdagelsen er også bare en bit av puslespillet. Etter gjenoppdagelsen skal man helst kunne AUTOMATISERE prosessene for så og samle erfaringer til å LØFTE resten av virksomheten som en helhet.
>> Husk, det aller beste ser slik ut:
En opplevelsesbasert, innholdsdrevet reise som er personlig for den nye medarbeideren og som er konsistent i hele din virksomhet.
