Onboarding er en yderst vigtig del af rekrutteringsprocessen. Det er i denne fase, at den nye medarbejder lærer virksomhedens kultur at kende og bliver en værdifuld medarbejder.
Men hvornår starter onboardingprocessen virkelig? Når kandidaten accepterer tilbuddet om ansættelse? På den første arbejdsdag? Nej, en god onboardingproces starter allerede, når ansøgeren kaldes til det første interview. Det er allerede her, at ansøgeren begynder at samle sine indtryk.

Ved at sikre, at alle nye medarbejdere får en dejlig velkomst, bliver de hurtigere produktive og kan bidrage på flere områder - de bliver involveret tidligere, hvilket øger jobtilfredsheden og viljen til at arbejde i virksomheden.

Husk, at onboardingprocessen også er vigtig, når du ansætter vikarer eller konsulenter til et længere projekt.

Men er onboardingprocessen virkelig så vigtig? Ja, ja siger mange... 
Sandsynligheden for, at en medarbejder bliver i virksomheden i op til tre år er 69% større, hvis han/hun deltager i et organiseret onboardingprogram, end hvis han/hun ikke gør det. (Bauer, 2010).

Et par tips fra os til dig: 

Tiden efter, at medarbejderen har underskrevet ansættelseskontrakten, er ofte kritisk. Det kan ske, at den pågældende har tre måneders varsel i sit tidligere job. I løbet af denne periode kan der ske meget. Måske får personen en ny leder, nye opgaver eller bedre forhold? Bevar tæt kontakt i denne periode. Hvis du har sociale begivenheder, skal du invitere den nye medarbejder. Arrangér en frokost med de fremtidige kolleger i afdelingen. Ring og hyggesnak lidt, for at vise, at du husker personen og ser frem til, at de starter hos dig.

Opmærksomhed er alfa og omega i denne periode! 

Hav grundlæggende ting, såsom kontorudstyr, computer, adgangskort osv. klar, allerede den første dag.

Lav en plan for den første uge. Hvilke mennesker skal den nye medarbejder mødes, og hvad skal der ske?

Zappos, en onlinebutik for sko og tøj, har et 5-ugers kursus for alle nye medarbejdere, hvor de kan lære alt om virksomheden, dens kultur og værdier. Når de er færdige med kurset, tilbydes de $ 2.000, hvis de føler, at de ikke passer. Kun 1 procent tager pengene og ophører ansættelsen.

Sæt milepæle for den nye medarbejder, efter for eksempel 30, 60, 90 og 120 dage - og hold øje med om den nyansatte gennem det første år.

Gør den første dag til noget særligt.
Eksempel: Når den nye medarbejder ankommer til sit skrivebord, venter en stor skål med personens yndlingsslik, som andre medarbejdere kan tilbydes, når de kommer til at præsentere sig selv. En god isbryder.

En god idé er at bede den nye medarbejdere om at skrive en introduktions-e-mail og sende den til alle nye kolleger den første arbejdsdag. Her kan den nye medarbejder fortælle lidt om sig selv og hvad personen har lavet før, hvad han skal gøre i virksomheden, samt vedhæfte et billede af sig selv, hvor den nyansatte tilbyder sig selv - måske et sjovt billede.

En anden god idé er at arrangere en mentor, såsom en kollega eller leder, der tager sig af den nye medarbejder lidt ekstra i løbet af første gang. På denne måde, ved den nye medarbejder, hvem de skal henvende sig til med deres 1.000 spørgsmål. Mentoren er også den, der hjælper med den sociale integration.

Vær opmærksom på, at det let kan blive for meget information at tage ind for den nye medarbejder i starten. Del informationerne ud over tid i stedet for at oversvømme personen med information i de første par dage.

Svarene på de mest almindelige spørgsmål, en ny medarbejder har, kan samles i et dokument, der f.eks. er tilgængeligt på intranettet.

Brug brugerdefineret software til onboardingprocessen.

For at sikre, at onboardingprogrammet hos virksomheden fungerer korrekt, skal du bede de nye medarbejdere, ledere og kolleger om feedback. Du kan gøre dette på et par forskellige måder:

  • En lille undersøgelse med en kombination af lukkede og åbne spørgsmål
  • Hvis du ansætter flere mennesker på samme tid, kan du have et møde, hvor de diskuterer deres oplevelser af ombordstigningsprocessen
  • Gå en tur og snak med alle, som du synes har relevant information at give dig

Held og lykke med din næste onboarding!