I teorien består onboarding af en række processer, som handler om at hjælpe nye medarbejdere med at falde på plads på deres nye arbejdsplads. Der er både tale om sociale og faglige opgaver, som skal opsættes for den nyansatte, og det skal gerne foregå så simpelt og effektivt som muligt. Når der er tale om god onboarding får man engagerede medarbejdere, som arbejder for kulturen. Og det vil kunne ses på bundlinjen.
Hvad er onboarding?
Og hvad betyder onboarding? Der er nemlig tale om en ombordstigning - lige som når du påmønstrer et skib og har en lange rejse foran dig, skal du igennem en række sikkerhedsinstrukser og hilse på besætningen. På samme måde påmønstrer du også et nyt job, og du skal derfor forberedes på rejsen.
Onboarding spænder over hele ansættelsesprocessen. Fra kandidaten accepterer jobtilbuddet, til den første dag på kontoret (preboarding) gennem deres første dage og uger på kontoret (introduktion og orientering), indtil de er helt hjemme i deres nye rolle (integration).
En fælles misforståelse for mange, er at se onboarding som en proces, der kun varer én måned. Men faktum er, at 20 procent af de nye medarbejdere forlader deres job inden for de første 60 dage, så de, der ønsker at skabe en stærkere onboardingrejse, bør overveje vigtigheden af en længere onboardingproces
Kvalitetsonboarding vil resultere i en strømlinet oplevelse, der sparer HR tid, styrker virksomhedens employer brand og giver nye medarbejdere, der bliver længere.
Onboarding består af fire vigtige komponenter:
- Samtykke
Er de juridiske ting på plads, så dine nye medarbejdere kan begynde at repræsentere din virksomhed?
Afklaring
Forstår dine nye medarbejdere fuldt ud den nye rolle og de forventninger, der er knyttet til den? - Forberedelse
Føler nye medarbejdere sig som en del af familien, når de ankommer til kontoret? - Kultur
Kan dine nye medarbejdere føle sig godt tilpas med de udtalte, såvel som de usagte, aspekter af din virksomhedskultur?
Hvorfor er onboarding vigtigt?
Onboarding påvirker mange dele af HR, såsom medarbejderfastholdelse, time-to-productivity, engagement og meget mere.
- Medarbejderfastholdelse
Onboarding har vist sig at øge fastholdelsen af nye medarbejdere med op til 82 procent.
Organisationer med en lav fastholdelse kan ved hjælp af god onboarding undgå omkostningerne ved at ansætte, på ca. 35.000 DKK - hvilket er en god nyhed for alle budgetbevidste HR-afdelinger.
God onboarding forbedrer fastholdelsen dramatisk i de første 6 måneder af ansættelsen ved at øge rolleklarheden, bage social integration ind i processen og forbedre adgangen til organisatoriske vækstmuligheder - blandt andet.
Uden denne form for støtte kan nye medarbejdere nemt blive overvældet, isolerede og demotiverede i de tidlige faser af ansættelsen - en opskrift på at sikre, at de går lige ud af døren, de kom ind. - Engagement
God onboarding har bevist at det kan øge engagementet for nye medarbejdere med op til 33 procent. Organisationer med høj medarbejderengagement kan opleve lykkeligere medarbejdere, der præsterer bedre og bidrager mere til virksomheden. De er også 21 procent mere rentable sammenlignet med virksomheder, der har en lavere grad af engagement.
At skabe en kultur for medarbejderinddragelse kan være en svær nød at knække, fordi det vedrører vores følelser. I sin kerne er engagement skæringspunktet mellem vores hjerter og vores sind, det punkt, hvor følelser og handling mødes. Så mens positive følelser giver næring til meningsfuld handling, er det modsatte også sandt.
Ud over den åbenlyse fordel for medarbejdere, kan en engageret arbejdsstyrke have en kvantificerbar indflydelse på din bundlinje, og faktisk overgår organisationer med meget engagerede medarbejdere deres konkurrenter med 148 %. - Time-to-productivity
I gennemsnit bruger HR-professionelle uden et digitalt onboarding-værktøj op mod 10 timer pr. nyansættelse alene på administrative opgaver. Dette inkluderer alt fra koordinering af papirarbejde, bestilling af udstyr og besvarelse af e-mails – til kedelig dataindtastning.
Onboarding er med til at strømline medarbejdernes tid, til de er fuldkommen produktive med op til 70 procent og med et digitalt, integreret værktøj kan disse 10 timer reduceres til 3.
Nu ved vi, hvad du tænker: "Hvis vi digitaliserer vores processer, hvad sker der så med den menneskelige forbindelse? Vil nyansatte ikke blot interagere med et ansigtsløst digitalt værktøj?"
Nej, det gør de ikke.
De 7 timer, vi har sparet til HR gennem digital automatisering, bliver timer, der kan bruges på langt mere personligt, effektfuldt arbejde. Ting som at mødes ansigt til ansigt (eller teams til teams) med din nyansatte. Som at lave en politikmanual, der er sjov at læse og smuk at se på. Som at sidde ned med ledere og spørge, hvad de har brug for fra dine onboarding-processer.
Organisationer med hurtigere indlæringskurver minimerer risikoen for nedsat produktivitet og dermed økonomisk tab. med op til 2,5 procent.
Et par tips fra os til dig:
Tiden efter, at medarbejderen har underskrevet ansættelseskontrakten, er ofte kritisk. Det kan ske, at den pågældende har tre måneders varsel i sit tidligere job. I løbet af denne periode kan der ske meget. Måske får personen en ny leder, nye opgaver eller bedre forhold? Bevar tæt kontakt i denne periode. Hvis du har sociale begivenheder, skal du invitere den nye medarbejder. Arrangér en frokost med de fremtidige kolleger i afdelingen. Ring og hyggesnak lidt, for at vise, at du husker personen og ser frem til, at de starter hos dig.
Opmærksomhed er alfa og omega i denne periode!
Hav grundlæggende ting, såsom kontorudstyr, computer, adgangskort osv. klar, allerede den første dag.
Lav en plan for den første uge. Hvilke mennesker skal den nye medarbejder mødes, og hvad skal der ske?
Zappos, en onlinebutik for sko og tøj, har et 5-ugers kursus for alle nye medarbejdere, hvor de kan lære alt om virksomheden, dens kultur og værdier. Når de er færdige med kurset, tilbydes de $ 2.000, hvis de føler, at de ikke passer. Kun 1 procent tager pengene og ophører ansættelsen.
Sæt milepæle for den nye medarbejder, efter for eksempel 30, 60, 90 og 120 dage - og hold øje med om den nyansatte gennem det første år.
Gør den første dag til noget særligt.
Eksempel: Når den nye medarbejder ankommer til sit skrivebord, venter en stor skål med personens yndlingsslik, som andre medarbejdere kan tilbydes, når de kommer til at præsentere sig selv. En god isbryder.
En god idé er at bede den nye medarbejdere om at skrive en introduktions-e-mail og sende den til alle nye kolleger den første arbejdsdag. Her kan den nye medarbejder fortælle lidt om sig selv og hvad personen har lavet før, hvad han skal gøre i virksomheden, samt vedhæfte et billede af sig selv, hvor den nyansatte tilbyder sig selv - måske et sjovt billede.
En anden god idé er at arrangere en mentor, såsom en kollega eller leder, der tager sig af den nye medarbejder lidt ekstra i løbet af første gang. På denne måde, ved den nye medarbejder, hvem de skal henvende sig til med deres 1.000 spørgsmål. Mentoren er også den, der hjælper med den sociale integration.
Vær opmærksom på, at det let kan blive for meget information at tage ind for den nye medarbejder i starten. Del informationerne ud over tid i stedet for at oversvømme personen med information i de første par dage.
Svarene på de mest almindelige spørgsmål, en ny medarbejder har, kan samles i et dokument, der f.eks. er tilgængeligt på intranettet.
Brug brugerdefineret software til onboardingprocessen.
For at sikre, at onboardingprogrammet hos virksomheden fungerer korrekt, skal du bede de nye medarbejdere, ledere og kolleger om feedback. Du kan gøre dette på et par forskellige måder:
- En lille undersøgelse med en kombination af lukkede og åbne spørgsmål
- Hvis du ansætter flere mennesker på samme tid, kan du have et møde, hvor de diskuterer deres oplevelser af ombordstigningsprocessen
- Gå en tur og snak med alle, som du synes har relevant information at give dig
Næste skridt
Overbevist?
Er du klar til at begynde at opbygge en effektiv første uge for dine medarbejdere?
Tjek Talentechs onboardingguide med 10 trin til en perfekt første uge!
